Fundamentos da Gestão Assíncrona: maximizando a eficiência e a produtividade empresarial

O que é?

A palavra “assíncrona” refere-se a algo que não ocorre nem é realizado simultaneamente ou em tempo real, sem a necessidade de uma coordenação imediata.

Um exemplo de dinâmica assíncrona na vida cotidiana é a troca de e-mails. Essa interação geralmente não requer a presença simultânea de todas as partes envolvidas para acontecer: quando você envia uma mensagem, quase sempre não espera uma resposta imediata. Em vez disso, espera que a outra pessoa receba sua mensagem, a leia com atenção e responda quando for conveniente ou viável. Isso permite que as pessoas se comuniquem de forma eficiente, mesmo que estejam em fusos horários diferentes ou focadas em outras atividades, e permite uma comunicação flexível e adaptável às circunstâncias individuais de cada parte.

E como isso funciona em uma empresa?

A Gestão Assíncrona é um estilo de liderança que permite que colaboradores e líderes trabalhem de forma independente, sem a necessidade de coordenação ou comunicação em tempo real. Ao contrário da gestão síncrona, esse modelo facilita a flexibilidade de horários, reduz interrupções e permite que toda a equipe tenha ganhos em gestão de tempo, com o aumento efetivo de tempo de trabalho focado e produtivo. É um formato particularmente relevante e popular em empresas que têm equipes distribuídas geograficamente ou em organizações que adotam o trabalho remoto. “Esse é um novo modelo que se popularizou durante a pandemia, mas que tem mostrado resultados em empresas com os mais diferentes modelos de negócio”, comenta Armando Pimentel, Diretor da NEXT RH.

O papel da comunicação

A comunicação continua a ter um papel crucial em uma empresa que adota a gestão assíncrona. Embora ela possa ser menos imediata que a comunicação tradicional, a constante troca de informações sempre será um dos pilares de uma equipe harmoniosa e eficiente. Porém, é importante ressaltar que alguns de seus conceitos precisam ser reforçados:

Clareza nas informações: em um ambiente assíncrono, é essencial que a comunicação aconteça de forma clara e concisa. Todos os envolvidos devem entender o que está sendo comunicado e garantir que estejam na mesma página. Isso inclui a comunicação de metas, objetivos, tarefas, prazos e qualquer outra informação relevante.

Feedback regular: manter um fluxo de feedback regular é importante em uma gestão assíncrona. Isso pode ser feito por meio de revisões periódicas de desempenho, feedback por escrito, gravações de áudio ou vídeo e plataformas colaborativas. O feedback contínuo ajuda os colaboradores a entenderem como estão se saindo, identifica áreas de melhoria e promove um crescimento constante.

Cultura de comunicação aberta: uma empresa que valoriza a gestão assíncrona deve promover uma cultura de comunicação aberta e transparente. Todo o time deve se sentir à vontade para compartilhar ideias, fazer perguntas e expressar suas preocupações, mesmo que não estejam interagindo em tempo real. Isso requer uma atmosfera de confiança, em que todos são encorajados a se comunicar de forma respeitosa e construtiva.

Autonomia e flexibilidade:

Outro fundamento essencial da gestão assíncrona é a autonomia e flexibilidade dada aos colaboradores. Nesse modelo, os colaboradores têm a liberdade de gerenciar seus próprios horários e tarefas, desde que cumpram os prazos e metas estabelecidos. Isso permite que eles sejam mais autônomos em seu trabalho, assumindo responsabilidades e tomando decisões independentes.

Ao fornecer autonomia e flexibilidade, a gestão assíncrona permite que os colaboradores trabalhem em seus picos de produtividade e encontrem um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Essa abordagem pode resultar em maior satisfação no trabalho, aumento da motivação e melhor qualidade de vida dos colaboradores, o que, por sua vez, contribui para uma maior produtividade e engajamento.

Foco na produtividade:

A gestão assíncrona valoriza a produtividade e o trabalho focado. Ao permitir que os colaboradores trabalhem em seus próprios ritmos e evitem interrupções constantes, essa abordagem promove um ambiente propício para a concentração e o fluxo de trabalho ininterrupto. Sem as restrições de reuniões constantes ou tempo real de resposta, os colaboradores podem se dedicar a suas tarefas e projetos com mais eficiência.

Além disso, a gestão assíncrona permite que os colaboradores tenham tempo para reflexão e pensamento estratégico. Eles têm a oportunidade de analisar problemas, buscar soluções e tomar decisões de forma mais deliberada, o que contribui para a qualidade do trabalho realizado. Ao dar ênfase à produtividade, a gestão assíncrona ajuda a maximizar os recursos disponíveis, otimizando o tempo e os esforços dos colaboradores.

Documentação e acesso à informação:

A documentação adequada, com o uso de plataformas colaborativas e bases de conhecimento compartilhadas, permite que os colaboradores tenham acesso às informações necessárias para realizar suas tarefas de maneira autônoma. Além disso, é um recurso valioso no desenvolvimento de novos colaboradores e na continuidade do trabalho, mesmo quando os membros da equipe estejam em fusos horários diferentes ou ausentes.

Isso significa garantir que todas as informações relevantes sobre um trabalho devem ser registradas, nomeadas e armazenadas de forma que possam ser encontradas de maneira rápida e eficiente, mesmo que outros membros da equipe não estejam disponíveis para fornecer ajuda ou orientações em tempo real. Esse é um fator que pode ser conquistado com o treinamento de toda a equipe.

“Com todas essas características, a gestão assíncrona oferece fundamentos sólidos para maximizar a eficiência e a produtividade em um ambiente empresarial cada vez mais global e digital”, completa Armando Pimentel, da Next RH. “Comunicação, autonomia e flexibilidade, foco na produtividade, documentação, acesso à informação e feedback são os pilares em que as empresas podem criar um ambiente de trabalho eficiente, colaborativo e adaptável”, encerra.

Ao adotar os fundamentos da gestão assíncrona, as empresas podem se beneficiar de equipes mais engajadas, colaboradores mais autônomos, maior produtividade e melhor qualidade de trabalho.

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